Leverandørportal

Til våre leverandører. Vi i Kruse Smith Anlegg har noen krav for å sikre at leverandører og underentreprenører oppfyller våre, våres kunders og myndighetenes krav og forventninger til kvalitet, seriøsitet samt helse, miljø og sikkerhet.

Innhold

Avtaler og kontrakter

Våre leverandører deles inn i kategorier etter hvilke produkter og/eller tjenester som de leverer. Vår strategi er å inngå avtaler med leverandører enten på konsernnivå eller regionalt for å ivareta leveringssikkerhet, kvalitet og de beste kommersielle betingelser.

Våre leverandører deles inn i følgende kategorier etter hvilke produkter og/eller tjenester som de leverer.

  • A-LEVERANDØRER : Leverandører av direkte material og som vi har avtale med, enten regionalt eller på konsernnivå.
  • B-LEVERANDØRER : Underentreprenører som kontraheres fra prosjekt til prosjekt.
  • C-LEVERANDØRER : Leverandører av «commodities»/handelsvarer.

Avtalestruktur

Vår strategi er å inngå avtaler med leverandører når vi anser det som hensiktsmessig for å ivareta leveringssikkerhet, kvalitet og de beste kommersielle betingelser. Ta gjerne kontakt med innkjøp dersom dere vil introdusere selskapet ditt og deres produkter for Kruse Smith Anlegg.

Kontraktsstandarder

Kruse Smith Anlegg AS, benytter i hovedsak gjeldende Norske Standarder ved kontrahering og- eller bestilling av varer / leveranser.  Det er dog noe få punkter som avviker / presiseres, disse finnes i Kruse Smith Anlegg sine «Generelle kontraktsbestemmelser»:

For varekjøp: Kruse Smith Anlegg standard innkjøpsbetingelser

For underentreprisekontrakter:  Kruse Smith Anlegg Generelle kontraktsbestemmelsene for underentreprenører

For sub-contractors: Kruse Smith Anlegg general contractual provisions for subcontractors

For arkitektur og prosjektering: Generelle kontraktsbestemmelser for arkitekter og rådgivere

Etiske retningslinjer

Kruse Smith Anlegg AS (heretter kalt KSA) jobber for å fremme til gode arbeids- og miljøforhold i våre leverandørkjeder. Dette ønsker vi å gjøre i nært samarbeid med våre leverandører og samarbeidspartnere. For å tydeliggjøre hva vi forventer av våre leverandører, har KSA utarbeidet retningslinjer for etisk handel. Retningslinjene dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø.

Prinsipper

Våre leverandører skal levere varer og tjenester til KSA som er produsert i overensstemmelse med retningslinjene. Leverandørene skal også videreformidle og følge opp retningslinjene hos sine underleverandører.

På oppfordring fra KSA må leverandøren kunne dokumentere arbeidet som sikrer etterlevelse av våre retningslinjer. Dokumentasjonsplikten gjelder som hovedregel til og med produksjonsstedet for den aktuelle varen, eller det ledd i leverandørkjeden KSA definerer er relevant for hva som kreves for den aktuelle leveransen.

Dersom KSA ønsker å kartlegge underleverandører med hensyn til etterlevelse av retningslinjene for etisk handel, plikter leverandøren å tillate en slik kartlegging og oppgi navn og kontaktopplysninger på disse. Ved brudd på de etiske retningslinjene vil KSA i samarbeid med leverandør lage en plan for utbedring av manglene. Utbedring skal skje innen rimelig tid. Heving av kontrakt vil kun forekomme dersom leverandør, etter gjentagende henvendelser, ikke viser vilje til å rette opp i forholdene.

Sosiale og miljømessige standarder vil bli tillagt vekt ved valg av nye leverandører.

Krav til egen virksomhet

KSA vil kontinuerlig jobbe for å forbedre egen policy og praksis som kan bidra til at leverandørene etterfølger våre retningslinjer for etisk handel.

KSA, inkludert alle ansatte, skal aldri tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler for egen del eller fordeler for kunder, agenter eller leverandører.

KSA’s leverandører skal unngå handelspartnere som har aktiviteter i land som er pålagt handelsboikott av FN, norske myndigheter, eller for øvrig internasjonal konsensus om handelssanksjoner.

Krav til forhold i leverandørkjeden

KSA’s retningslinjer for etisk handel er basert på internasjonalt anerkjente FN- og ILO-konvensjoner og angir minimums- og ikke maksimumsstandarder.

Lovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde.

  1. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105)
    1. Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
    2. Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.
  2. Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154)
    1. Arbeidere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgiver skal ikke blande seg inn i, hindre eller fagorganisering eller kollektive forhandlinger.
    2. Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid.
    3. Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer * for fri og uavhengig organisering og forhandling.
  3. Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjon nr. 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr. 146)
    1. Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med
      1. Nasjonal minstealder for ansettelse, eller;
      2. Minstealder for obligatorisk skolegang, med høyeste alder som gjeldende. Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO konvensjonen 138, kan dette aksepteres.
    2. Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte minstealder skal ikke finne sted.
    3. Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid.
    4. Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILO-konvensjonene 138 og 182.
      Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter.
      Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.
  4. Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon)
    1. Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, kaste, religion, alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet.
    2. Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet.
  5. Brutal behandling
    1. Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser.
  6. Helse, miljø og sikkerhet (ILO konvensjon nr. 155 og anbefaling nr. 164)
    1. Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen.
    2. Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere.
    3. Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat.
  7. Lønn (ILO konvensjon nr. 131)
    1. Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.
    2. Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren.
    3. Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.
  8. Arbeidstid (ILO konvensjon nr. 1 og 14)
    1. Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer.
    2. Arbeidere skal ha minst én fridag per 7 dager.
    3. Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov.
    4. Arbeidere skal alltid ha overtidstillegg ved arbeidstidstid over normal arbeidstid (se punkt 8.1 over), minimum i tråd med gjeldende lover.
  9. Regulære ansettelser
    1. Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.
    2. Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår.
    3. Lærlingprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold
  10. Marginaliserte befolkningsgrupper
    1. Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer, uforsvarlig bruk av vann eller andre naturressurser som befolkningsgruppene er avhengig av.
  11. Miljø
    1. Tiltak for å redusere negative effekter på helse og miljø i hele verdikjeden skal gjennomføres gjennom minimering av utslipp, fremme effektiv og bærekraftig ressursbruk, inkludert energi vann og minimering av drivhusgassutslipp i produksjon og transport. Lokalmiljøet på produksjonsstedet skal ikke bli drevet rovdrift på eller skadet av forurensning.
  12. Korrupsjon
    1. Alle former for bestikkelser, er uakseptabelt, så som bruken av alternative kanaler for å sikre illegitime private eller arbeidsrelaterte fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller deres tilsatte samt offentlige tjenestemenn/-kvinner.
    2. Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og –reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes.

Seriøsitet i byggebransjen

Påseplikten

Våre underentreprenører skal bekrefte at de er kjent med, og praktiserer Påseplikten for seg og sine leverandører / underleverandører. Forskrift 2008-02-22 nr. 166

For mer informasjon: http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=103726

Underentreprenører plikter på forespørsel å utlevere opplysninger om lønns og arbeidsvilkår for egne arbeidstakere og arbeidstakere hos eventuelle kontraktsmedhjelpere i alle underliggende ledd i kontraktskjeden. Opplysningene skal dokumenteres ved kopi av arbeidsavtale, lønnsslipp og timelister.

Begrensning i antall kontraktsledd

Underentreprenører gis kun anledning til å kontrahere inn ett underforliggende ledd. Dvs. at valgt underentreprenør ikke kan kontrahere inn oppgaver mer enn ett ledd fra seg selv.

Dersom underentreprenør ønsker å sette ut arbeidet i flere ledd kreves en skriftlig godkjenning fra Kruse Smith Anlegg AS.

Fakturering

Viktig informasjon til leverandører som ikke sender fakturaer til Kruse Smith Anlegg på EHF

Fra og med 01.01.2022 vil Kruse Smith Anlegg kun akseptere fakturaer i EHF format.

Kruse Smith Anlegg benytter LogiqPay Invoice Portal for leverandører som ikke kan sende EHF fakturaer gjennom egne systemer. LogiqPay Invoice Portal er en nettside der leverandøren selv får tilgang til å taste inn fakturadetaljene via et enkelt grensesnitt slik at fakturaen kan sendes elektronisk.

For å lære mer om LogiqPay Invoice sin løsning klikk her
For support hos LogiqPay klikk her

Krav til merking av fakturaer

Alle fakturaer til Kruse Smith Anlegg AS (org.nr 927 612 372) må merkes med vårt prosjektnummer (5 eller 6 siffer), og navn på den som er bestiller. (Det skal ikke stå navn på prosjekt – kun prosjektnummer.)

I EHF-faktura/xml-fil legges opplysningene inn her:

  • Informasjon om vårt prosjektnummer legges i feltet: «Invoice/BuyerReference» eller «Invoice/ProjectReference/ID»
  • Informasjon om navn på bestiller legges i feltet: «Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/Name»

 Vi viser ellers til krav til salgsdokumentasjon som følger av Bokføringsforskriften §§ 5-1-1 til 5-1-8.

For å sikre en mest mulig effektiv fakturabehandling ser vi oss dessverre nødt til å måtte returnere fakturaer som ikke oppfyller kravene. Dette vil kunne føre til forsinket betaling og Kruse Smith Anlegg AS aksepterer ikke gebyr og renteberegning i denne sammenheng.

Kontaktinformasjon

Her finner du kontaktinformasjonen til innkjøp. Ta gjerne kontakt dersom dere vil introdusere selskapet ditt og deres produkter for Kruse Smith Anlegg.

Sigmund Jensen
Innkjøpsleder
Sigmund.Jensen@kruse-smith.no
tlf 982 10 276

Krav til leverandører

Vi i Kruse Smith Anlegg AS har noen krav for å sikre at leverandører og underentreprenører oppfyller våre, våres kunders og myndighetenes krav og forventninger til kvalitet, seriøsitet samt helse, miljø og sikkerhet.

StartBANK

Alle våre leverandører og underentreprenører av kritiske/viktige varer og/eller tjenester skal være godkjent i StartBANK. Dette er et minimumskrav for å sikre at leverandører og underentreprenører oppfyller våre og våres kunders og myndighetenes krav og forventninger til kvalitet, seriøsitet samt helse, miljø og sikkerhet.

På StartBANK sin hjemmeside finner du utfyllende informasjon om StartBANK, og her finner dere også påmeldingsblanketten dere må benytte for å starte registreringsprosessen. Du er naturligvis også velkommen til å kontakte oss for utfyllende informasjon om StartBANK.

StartBANK, Achilles Systems AS

 

Cobuilder Collaborate

Kruse Smith Anlegg bruker Cobuilder Collaborate for å organisere innsamling av produktdokumentasjon som, ytelseserklæringer, monteringsveiledninger mm. Systemet brukes til prosjektspesifikke stoffkartotek og hjelper oss bl.a. å oppfylle krav om risiko- og substitusjonsvurderinger.

Kruse Smith Anlegg krever at våre leverandører og underentreprenører er brukere av ProductXchange/Cobuilder Collaborate og leverer sikkerhetsdatablader og annen relevant produktdokumentasjon gjennom systemet. Leverandører skal også bidra til å redusere vår bruk av særlig helse- og miljøfarlige materialer og kjemikalier ved å tilby alternative produkter.

Ta kontakt med coBuilder for å bli registrert som bruker av ProductXchange/Cobuilder Collaborate.

Grønt Punkt Norge AS

Innsamling og gjenvinning av emballasje er i Norge organisert av Grønt Punkt Norge. Alle virksomheter som bruker emballasje, importerer emballerte varer eller kjøper emballerte varer har et ansvar for at næringslivet innfrir sine forpliktelser og sikrer at emballasjen blir gjenvunnet.

Kruse Smith Anlegg er kontrollmedlem i Grønt Punkt Norge og stiller krav til våre vareleverandører som benytter emballasje at de også er medlem.  Dette gjøres for å sikre at gjenvinningsvederlaget for emballasjen blir betalt i riktig ledd, og at det bare blir betalt en gang.

Kruse Smith Anlegg krever at våre leverandører som benytter emballasje, senest ved kontraktsinngåelse skal kunne fremlegge dokumentasjon på medlemskap i Grønt Punkt Norge.

Leverandøren avklarer med Grønt Punkt Norge hva slags medlemskap som er aktuelt.